A clínica de saúde ocupacional em que você trabalha não tem capacidade para realizar novos atendimentos? Às vezes a própria recepcionista interpreta o PCMSO e indica os exames que o profissional deve fazer? O controle de atendimentos é realizado manualmente? Você não consegue administrar individualmente o PCMSO de cada funcionário dos seus clientes e precisa agrupar a realização de todos os funcionários do mesmo num único período? Se alguma das suas respostas for “sim”, sua clínica está com problemas comuns, mas que podem impedi-la de crescer!

A organização e o planejamento de uma clínica de saúde ocupacional são essenciais para o seu crescimento e para evitar problemas aos clientes, como o risco de autuações. O fator organização também costuma ser determinante na escolha entre uma clínica de saúde ocupacional e outra, uma vez que as empresas dependem desse serviço para a contratação, demissão e troca de função de qualquer colaborador.

Uma clínica ainda pode apresentar diversos outros problemas que impedem seu crescimento. Pensando nisso, nós compartilhamos cinco soluções para as principais dificuldades que você poderá enfrentar:

1. Preveja os exames possíveis

O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) deve incluir os exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função, e demissional. Embora a maior parte dessas demandas não tenha previsões, como os de contratação e demissão, é possível prever os exames periódicos a fim de manter uma programação mensal e semanal das atividades da clínica e visualizar os horários que ainda estão disponíveis.

Os exames periódicos têm sua frequência predefinida no PCMSO, de acordo com a função e/ou idade do trabalhador. Com base nisso, a clínica pode organizar as datas e horários de atendimento previamente para realizá-los dentro dos prazos. Quanto maior a clínica, mais complexo é manter essa organização. Mas quanto maior, mais necessária ela se torna!

O cumprimento dos atendimentos é tão importante quanto organizá-los. Para isso, a clínica pode criar ações de incentivo às empresas para quem cumpram os prazos e para que compartilhem com seus funcionários a importância de comparecer aos exames.

Crescimento de clínicas de saúde ocupacional2. Não antecipe atendimentos na sua clínica de saúde ocupacional sem necessidade

Muitas clínicas utilizam como critério de organização agendar os exames de todos os funcionários de uma empresa para o mesmo mês. Como dificilmente todos os colaboradores são contratados ou mudam de função no mesmo período, a estratégia tende a causar dois problemas: a antecipação e o atraso dos exames de alguns funcionários.

De acordo com a disponibilidade do colaborador a antecipação da realização de exame se faz necessária. No entanto, antecipar o exame de um ou mais funcionários apenas para facilitar a organização pode diminuir a capacidade da clínica de atender demandas que efetivamente precisariam ser atendidas no período, o que também pode gerar indisposições com o cliente, ao perceber que um funcionário recém contratado já está sendo convocado novamente para realizar seus exames periódicos. Por sua vez, se um funcionário realiza sua avaliação periódica após o prazo determinado pelas Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho, o atraso pode gerar autuações para o cliente.

A melhor opção é manter um registro individual de cada profissional pelo qual a clínica é responsável e alertar a empresa com antecedência mínima de 30 dias para que encaminhe o funcionário para a realização dos exames.

3. Utilize um software de saúde ocupacional

O controle manual, por meio de agendas ou planilhas, não é indicado. O processo tem mais propensão ao erro e aumenta o custo operacional da clínica, que precisa de mais tempo e profissionais para fazer o controle.

A utilização de um software específico para clínicas de saúde ocupacional pode gerar dados automaticamente, além de concentrar todas as informações em um único lugar. Nesse caso, a equipe pode ser treinada para usar a ferramenta, o que facilita a rotina de todos os envolvidos, principalmente considerando que a maioria dos profissionais de clínicas de saúde ocupacional não atuam em tempo integral. Optar por um software aumenta a capacidade de atendimento e maximiza a eficiência da equipe.

Essas ferramentas podem alertar a equipe para prazos de exames, controlar os agendamentos, acompanhar o estado de saúde clínico dos pacientes, afastamentos e os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) gerados pelo médico, entre diversas outras funcionalidades.

Além disso, vale ressaltar que um software específico para clínicas de saúde ocupacional pode ser mais barato, já que não exige a contratação de um sistema de gestão completo, e ainda o torna mais interessante por possuir características especialmente desenvolvidas para as necessidades do seu dia a dia.

4. Mantenha contato constante com o RH do cliente

A troca de informações entre a clínica de saúde ocupacional e o setor de Recursos Humanos da empresa é imprescindível. Cada tipo de exame de saúde ocupacional descrito no PCMSO indica um período para sua realização. Nesse sentido, as clínicas costumam atuar de maneira reativa, ou seja, aguardam a solicitação da empresa para agendar e realizar os exames dos funcionários.

Quando o exame é realizado fora do período indicado, o cliente corre riscos como contratar um trabalhador com um problema de saúde que seja incompatível com a função que irá desempenhar, ou dispensar um funcionário que não está apto a ser demitido devido a alterações nos exames.

A clínica pode realizar o trabalho inverso e considerar sua a responsabilidade de manter contato com o RH da empresa para que os exames sejam sempre realizados nas datas previstas, sem causar constrangimentos. A atitude é uma forma de proteger o cliente, além de manter todos os funcionários em conformidade com a legislação.

5. Integre sistemas de gestão

Para facilitar ainda mais o controle e o planejamento dos atendimentos, é possível buscar a integração de sistemas eletrônicos da sua clínica com o RH do cliente. A adaptação facilita os processos da equipe de recursos humanos e mantém a clínica informada sobre alterações no quadro funcional. Além disso, possibilita que os arquivos sejam preenchidos uma única vez, mas forneçam a todos os envolvidos os dados necessários para o andamento das atividades.

Também cabe lembrar que com o início da exigência do eSocial a fiscalização promete ser maior. Assim, a integração dos sistemas também pode ser considerada uma necessidade das empresas e clínicas prestadoras de serviço. O alinhamento das informações e o envio de dados serão cada vez mais imprescindíveis para a conformidade das empresas com as leis trabalhistas.

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