Assinatura Digital na SST será obrigatória a partir de 2021
Alguns prestadores de serviços de SST já fazem uso da assinatura digital em seus documentos de SST. Porém, a maioria ainda não adquiriu este formato em sua clínica ou consultoria de saúde e segurança do trabalho em função do custo.
Apesar de facilitar os processos, na maioria dos casos, o custo benefício não encanta.
Agora, a publicação da Portaria nº 211 de 11/04/2019 determina um prazo para empresas e prestadores de serviços se adequarem quanto a esta novidade.
Acompanhe o post e fique por dentro!
O que é a Assinatura Digital?
Assinatura Digital possui validade jurídica (diferentemente de um arquivo escaneado, que não possui valor nenhum) e relaciona um documento a um usuário. Para utilizá-la é necessário ter o Certificado Digital.
Saiba mais sobre Certificado Digital neste artigo que produzimos especificamente sobre este tema!
O que diz a Portaria nº 211 de 11/04/2019?
A Portaria considera válido o uso da certificação digital, desde que estejam no padrão da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Confira a lista de documentos de SST que poderão adquirir a Assinatura Digital:
I – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
XIII – Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Qual o prazo para a adesão da Assinatura Digital?
De acordo com o Art. 3º, a forma da assinatura, a guarda e a apresentação dos documentos é facultativa, por enquanto.
O prazo para adequação varia conforme o tipo de empresa:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais = ABRIL DE 2024
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte = ABRIL DE 2022
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas = ABRIL DE 2021
Até a chegada da obrigatoriedade, o que muda para a SST?
Enquanto a obrigatoriedade não chega, você pode continuar a trabalhar da mesma forma que vem trabalhando até hoje: documentos impressos assinados e, os digitais, em qualquer formato.
O Art. 2º deixa explícito que, os documentos assinados devem ser guardados pelo período exigido na legislação própria, para a fiscalização das obrigações de segurança e saúde no trabalho.
O Parágrafo Único complementa, ainda, que os empregadores que optarem pela guarda de documentos devem manter os originais pelo período mencionado para, caso a Inspeção do Trabalho solicitar, possa ter acesso aos documentos físicos originais.
É importante salientar que a obrigatoriedade da assinatura digital é para os documentos em PDF, apenas. Os documentos impressos ficam fora desta regra!
Isso fica claro neste trecho: “§ 2º O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados neste artigo deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho”.
Como fica o software que uso hoje e não disponibiliza Assinatura Digital?
Se você possui um software de SST que não possua a funcionalidade da Assinatura Digital, fique tranquilo: a exigência inicia apenas em abril de 2021 para empresas de médio e grande portes. As menores o prazo é ainda maior.
Porém, mesmo com um certo prazo para esta adequação, é interessante verificar com o seu fornecedor de software se ele já sabe desta informação e se já possui um projeto estruturado para incluir a funcionalidade no software até o prazo solicitado.
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Quintina Denise da Rosa
Quintina Denise da Rosa
