Um dos principais gargalos da maioria das Clínicas de Saúde Ocupacional é o não comparecimento do funcionário do cliente à consulta agendada, ou seja, a falta do funcionário. Essa ausência no agendamento de exames ocupacionais gera, consequentemente, a perda do faturamento, já que todas as atividades de uma Clínica de Saúde Ocupacional são vinculadas umas às outras. Mas você já parou para pensar que a sua agenda pode ser a grande responsável por isso?

Mesmo sabendo que é perfeitamente normal que existam algumas desistências, o ideal seria o uso de ferramentas que pudessem ajudar as Clínicas a superarem esse obstáculo, cada vez mais comum.

Neste artigo vamos exemplificar as consequências negativas dessas faltas, tanto para o faturamento, quanto para o funcionamento do estabelecimento.

Avaliaremos ainda algumas ações emergenciais que podem ser tomadas com o objetivo de frear a perda de recursos e retomar a geração do lucro à empresa.

Agendamento de exames ocupacionais eletrônico é a melhor alternativa?

 Ainda que muitas Clínicas ainda realizem os agendamentos à moda antiga, como em papéis, em planilhas no computador ou por fila de espera, dependendo do modelo de processos adotados pela empresa, a melhor alternativa realmente seria o agendamento eletrônico.

O agendamento de exames ocupacionais eletrônico passou a ser quase uma obrigação a qualquer empreendimento, principalmente dos que trabalham diretamente com pessoas e/ou funcionários. É o caso das Clínicas de Saúde Ocupacional que veem nesta modernização a principal saída para evitar possíveis equívocos.

Vamos imaginar um cenário para isso. Na sua empresa são realizados cerca de 25 atendimentos ao longo de um dia. Esse processo de agendamento é executado por um sistema de gerenciamento de exames apropriado, então a precisão é 100%. Mesmo assim, algum funcionário que recebeu sua convocação para a realização de exames e que confirmou sua presença, não pode comparecer. – A ausência do funcionário se dá por vários fatores. Confira mais abaixo. – Supondo que cada atendimento tenha o custo médio de R$ 50,00 e, ao longo da semana, ao menos um funcionário não compareça por dia, serão R$ 250,00 a menos no faturamento. Em um mês, a queda nos lucros sobe para R$ 1.000,00. O que fazer? Existem saídas!

Confirmação do comparecimento

Com o agendamento de exames ocupacionais eletrônico, é possível averiguar o comparecimento ou não do funcionário à consulta. Assim, a identificação do faltante é mais fácil e ágil. Consequentemente, é possível verificar, em questão de segundos, a empresa pela qual ele realiza os exames.  Se as faltas daquela empresa são corriqueiras, a Clínica poderá executar a cobrança pelo agendamento não cumprido, ou negociar no acerto final.

Qualificação do tempo de atendimento

Outra opção é qualificar o tempo de atendimento para que o funcionário não fique uma manhã inteira na Clínica, por exemplo. Isso só é viável por meio de um software de agenda. Ele é capaz de cruzar todas as informações necessárias para um funcionário específico, determinando todos os exames a serem realizados, sejam laboratoriais, audiométricos, clínicos ou até exames externos e complementares. Assim, otimiza-se o seu tempo na clínica, estabelecendo o período máximo que ele pode se ausentar do trabalho, mesmo realizando todos os exames necessários. Isso é eficiência de gestão.

Previsão da demanda

Mais uma alternativa é quanto a previsão da demanda. Por meio do sistema, ficaria muito mais evidente quais os recursos que deveríamos ter no dia ou na semana. Por exemplo, quantos médicos serão necessários para as consultas, qual o horário e o tempo que a empresa de coleta deverá estar na Clínica, entre outros. Nesse sentido, a previsão auxiliaria o coordenador da empresa a melhor gerir esses recursos, economizando tempo e dinheiro.

Ganhos financeiros na Saúde OcupacionalPor que o funcionário agendado falta?

É muito comum nas Clínicas de Saúde Ocupacional que alguns funcionários acabem faltando à consulta. E os motivos são diversos, mas, os mais comuns são: esquecimento, desorganização, imprevistos, não sabem a importância da consulta médica, atraso em consultas anteriores que desmotiva sua ida ou até um ambiente desagradável.

Nessa questão, ter o perfil do funcionário detalhado em um sistema, geraria uma agenda mais assertiva, pois se o funcionário agendado for um administrador que permanece diariamente em seu setor na empresa, ele pode comparecer à consulta. Porém, se for um funcionário que viaje muito, a marcação dessa consulta deve ser antecipada, ás vezes, até um, dois meses antes. Isso garantirá a ausência por menos tempo do funcionário na empresa, a otimização da agenda da Clínica e sem penalidades para ambos os lados.

Use a tecnologia a seu favor

Como já falamos em outros artigos, a tecnologia deve ser nossa fiel aliada. Ela facilita, e muito, as tarefas do dia a dia, não é mesmo? Ao ler esse artigo, por exemplo, você está fazendo uso da tecnologia digital. Para uma Clínica de Saúde Ocupacional, além da agenda eletrônica, que auxilia na gestão diária, o gerenciamento financeiro merece atenção redobrada.

Como sabemos, muitas clínicas permanecem registrando todas as contas a pagar e a receber de forma manual, assumindo o risco eminente de equívocos e retrabalho. Aqui, mais uma vez, a tecnologia nos permite melhorar.

Para o bom andamento do empreendimento, o profissional responsável pela administração da clínica, deve ter todas essas contas registradas em um sistema. A partir dele é possível gerar relatórios, automaticamente, de acordo com a necessidade da empresa. Esses relatórios, somados à integração do sistema de gestão de saúde ocupacional, garantem um resultado preciso e eficiente, eliminando as possibilidades de erros e perda de dinheiro.

Ganhe tempo e dinheiro

A utilização de um software para controle da agenda agiliza as atividades do dia a dia e diminui a complexidade do trabalho. Mas mais do que isso, ele minimiza a necessidade de mão de obra tão qualificada, já que o sistema faria isso por você.

Se antes do sistema de agendamento eletrônico era necessário um número x de recepcionistas, com a implantação do software, certamente esse número poderia ser reduzido, uma vez que a demanda seria suprimida com mais agilidade. Assim, a clínica poderia designar a colaborada para outras funções, qualificando ainda mais o atendimento do local.

Considerações

Diversos pilares sustentam a estrutura de uma Clínica de Saúde Ocupacional, mas um dos mais importante deles é a agenda. É a partir da agenda que as demais atividades da empresa acontecem. Podemos dizer que o agendamento de exames ocupacionais é o coração de uma Clínica de Saúde Ocupacional.

Nesse sentido, o bom funcionamento de uma Clínica está diretamente ligado à eficiência de sua agenda. E para suprir essa necessidade, a melhor alternativa é o agendamento eletrônico, ou seja, por meio de um software.

Com a implantação de um sistema de agendamento na empresa, é possível gerenciar melhor o dia a dia da Clínica como um todo, desde o horário que o funcionário deve comparecer à Clínica, passando pelo seu comparecimento ou não à consulta, até o tempo máximo que ele deve permanecer no local, mesmo realizando os mais diversos exames.

Isso, além de gestão eficiente do agendamento de exames ocupacionais é a sua comprovação de qualidade ao cliente.

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