Gerenciar a Saúde Ocupacional é uma obrigatoriedade de todas as empresas, conforme consta nas Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho, que fiscaliza e impõe regras para a garantia da qualidade de vida dos trabalhadores e que, se não cumpridas, geram multas. A base deste gerenciamento são os documentos de saúde ocupacional.

As empresas sabem que precisam estar em dia com suas obrigações, mas muitas vezes não sabem ao certo quais são os prazos a serem seguidos e, principalmente, quais são os documentos de saúde ocupacional que precisam ser gerados. Como eles são muitos e trazem consigo informações substanciais, os departamentos de saúde e segurança e recursos humanos, muitas vezes acabam investindo grande parte do seu tempo em atividades operacionais, e que exigem constante consulta a papeis e mais papeis.

Você que presta serviços de segurança e  saúde ocupacional pode facilitar este trabalho para seus clientes e para você mesmo, tornando-o mais ágil e assertivo? Então acompanhe o post de hoje e conheça algumas dicas que vão ajudar na emissão de documentos de saúde ocupacional no seu dia-a-dia!

Tenha o documento-base e as evidências do PPRA e do PCMSO

Tanto o PPRA quanto o PCMSO: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, regidos pela NR 9 e NR 7, suscetivamente, além de documentos obrigatórios são programas de ações contínuas a todas as empresas.

Por isso, é importante que sejam gerados documentos-base de ambos os programas, juntamente com evidências de que eles estejam sendo praticados, pois seus clientes podem receber uma fiscalização a qualquer momento, e ter somente o documento-base não é o suficiente para comprovar que estes programas estão realmente sendo colocados em prática.

Software de Saúde OcupacionalAtenda prazos com o envio do Relatório de Exames

Baseada no PPRA, a clínica de saúde ocupacional elabora o PCMSO, gerando as informações de necessidades de exames para os trabalhadores.  A periodicidade será definida conforme a NR7, de acordo com posto e função e, até mesmo, por faixa etária.

Com acesso a todas estas informações organizadas fica fácil controlar o agendamento dos exames, para que não passem do prazo de vencimento, exigência do Ministério do Trabalho e que, se não cumprida, pode acarretar em multas para as empresas – elas variam de R$402,22 a R$6.708,08 e, em caso de reincidência, podem ser maiores. Além das penalidades por infrações que podem ser de 3 a 30 vezes o valor de referência.

Com o envio do Relatório de Exames – que pode ser feito por diversos canais como e-mail, SMS ou portal específico, por exemplo – seus clientes ficam informados sobre os exames necessários e suas datas, facilitando assim a sua programação e, posteriormente, a emissão do ASO também no período necessário.

Sendo assim o Relatório facilita, inclusive, a negociação com as empresas quanto a sua forma de execução: se a coleta será no próprio local de trabalho, se será necessário o deslocamento de um ônibus equipado com a aparelhagem e equipamentos específicos, ou apenas o deslocamento do médico do trabalho, ou ainda, se os colaboradores é que irão aos locais dos exames.

Garanta a correta emissão do ASO

Se a sua clínica de saúde ocupacional ainda não utiliza um sistema informatizado para concentrar todas as informações referente à saúde dos trabalhadores de suas empresas clientes, está mais do que na hora para avaliar o assunto.

Pense que prático: com o PPRA e o PCMSO lançados no sistema, na hora em que você for emitir o ASO, todos os exames registrados já irão aparecer listados e os riscos serão exibidos conforme o posto de trabalho e a função de cada trabalhador. Isso evita o fornecimento de falsos riscos, o esquecimento de algum exame ou mesmo a inserção de exames sem necessidade.

Utilize um sistema para a geração do Relatório Anual do PCMSO

Muitas clínicas ainda não possuem um sistema para registro dos exames realizados e este histórico fica somente no papel. Além da possibilidade de perda ou extravio destas informações, essa prática dificulta a elaboração do Relatório Anual do PCMSO – exigência da NR 7, que acaba tendo que ser gerado manualmente, com chance de equívocos.

Ao informatizar o processo de emissão de documentos de saúde ocupacional, os exames realizados podem ser registrados no sistema, tornando a geração do Relatório Anual do PCMSO muito mais ágil e segura, já que, além de o sistema apontar o número de exames realizados durante o ano e sugerir uma previsão de quantidade de exames para o ano seguinte, ele atualiza automaticamente o prazo de realização dos próximos, trazendo ainda dados estatísticos por setor e natureza dos exames, e informação de resultado normais e alterados.

Mantenha os dados atualizados para a emissão do PPP com informações verdadeiras

A geração do PPP ou Perfil Profissiográfico Previdenciário depende de diversas informações para ser gerado. Caso não se possa confiar nos dados, também não se terá a certeza de que a sua emissão, de fato, foi feita corretamente.

Os registros ambientais são informados com base no PPRA; os fatores de risco e a necessidade de exames são indicados a partir de dados dos contratos dos trabalhadores e; o descritivo das atividades deve estar de acordo com as ações exercidas pelos trabalhadores, o que é diferente de informar a descrição de atividades que consta no CBO – Classificação Brasileira de Ocupações.

Por isso, é importante que todas as informações possam ser centralizadas em um único sistema, a fim de cruzar informações e ter um alinhamento para a geração de documentos.

É importante mencionar também que para manter os documentos de saúde ocupacional – PPRA e PCMSO – atualizados, deve existir uma boa comunicação entre o prestador de serviços e o cliente, pois é normal que ao longo do ano sejam criados novos postos de trabalho, funções e atividades e, com isso, a revisão dos documentos deve ser feita.

Conclusão sobre a emissão dos documentos de saúde ocupacional

Você deve ter reparado que muitas de nossas dicas se voltam para a informatização da sua clínica de saúde ocupacional e para a importância da constante comunicação com os seus clientes, não é mesmo?

Hoje em dia é impossível pensar em administrar os diversos exames e documentos de saúde ocupacional das suas várias empresas clientes, formadas também por vários trabalhadores. Você percebe a quantidade de informação que administra? Com certeza não é o mais adequado manter toda esta demanda arquivada em papel.

Além de consumir espaço físico, exige um tempo absurdamente maior de trabalho operacional da sua equipe ao localizar informações, o que incide em baixa produtividade e capacidade reduzida de atendimento a um certo número de empresas.

Já, para o cliente, a impressão que a sua clínica pode passar é a de pouca agilidade na busca de informações; a falta de processos definidos, que pode demonstrar uma verdadeira bagunça e o pior, se a sua imagem não transparecer confiabilidade, como a empresa poderá passar para a sua clínica a responsabilidade do gerenciamento de documentos tão importantes, regidos por lei e que podem em acarretar multas ou facilitar processos trabalhistas?

Pensando nisso, informatizar e manter uma constante comunicação com certeza será a melhor escolha e também o melhor investimento a curto prazo. Quer saber mais sobre documentos de saúde ocupacional? Assine nossa newsletter.

 

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