Para compreender a importância do gerenciamento de exames ocupacionais é só pensar nos números: a sua clínica possui dezenas ou centenas de clientes e, cada uma dessas empresas possui um certo número de colaboradores.

Para cada um desses colaboradores, é necessário agendar exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissionais. Alguns ocorrem em momentos específicos, já outros, de forma periódica. E mais: cada exame possui um prazo específico para sua realização.

Já deu para perceber que sem uma organização da equipe quanto a forma e a agilidade em agendar os exames pode comprometer uma grande parte do trabalho prestado aos clientes da sua clínica, correto? Isso sem falar das autuações que seus clientes podem receber por possíveis falhas do processo, atrasando o prazo de realização de alguns exames.

Nós compartilhamos com você algumas dicas que vão ajudar a sua equipe a manter o gerenciamento dos exames sempre em dia, acompanhe!

1. Realize a programação dos exames periódicos

Dentre os tipos de exames, os periódicos são os únicos que podem ser previstos com uma certa antecedência. A partir do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) é possível identificar a necessidade e os prazos limite para a realização dos exames periódicos, que variam conforme função e idade dos colaboradores.

Ao consultar o PCMSO, você pode realizar uma programação mensal e semanal de exames, considerando os horários disponíveis da sua clínica. Desta forma, você garante que todos os exames sejam marcados dentro do prazo exigido.

Com a ajuda da tecnologia, é possível ter acesso a diversos relatórios que facilitam o dia-a-dia. Imagine que prático verificar em segundos, informações como: quantidade de exames a serem feitos, quantos estão pendentes de agendamento por parte das empresas, quais os tipos de exames estão pendentes e muito mais.

Alguns softwares de saúde ocupacional podem auxiliar neste processo, trazendo ainda a possibilidade de exportar estas informações em diferentes arquivos, como por exemplo, excel, PDF e gráficos. Uma facilidade e tanto!

Software de Saúde Ocupacional2. Tenha cuidado ao antecipar exames ocupacionais sem necessidade

A dica acima é referente a organização e adiantamento de exames, a fim de evitar atrasos, que podem gerar autuações trabalhistas para seus clientes, conforme Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho. Esta segunda dica, frisa a importância desta antecipação não ser exagerada.

Se você está se perguntando o porquê, lá vem a resposta: esta atitude exige um custo desnecessário dos seus clientes. Eles acabam desembolsando antecipadamente o valor do exame, sendo que, se o colaborador trocar de função, por exemplo, a sua realização não teria sido necessária.

Outro ponto negativo, é que a sua clínica estará investindo um tempo, muitas vezes escasso, dos profissionais de saúde ocupacional, que poderiam estar atendendo outros clientes com prazos mais urgentes. Isso que pode causar uma sobrecarga de atividades aos seus profissionais e/ou atraso na realização de outros exames.

Opte por antecipar sempre, mas estabelecendo uma período de antecipação máxima, como por exemplo, 30 dias.

3. Envie a convocação de exames ocupacionais

Evite o controle manual desta atividade, diminuindo a margem para erros. O envio pode se dar de diversas formas: telefone, e-mail, sms e portal do cliente.

Canais como telefone, e-mail e sms ainda são muito utilizados, porém envolvem um certo envolvimento manual, que despende um tempo considerável da equipe e o gasto com telefonia.

A opção mais moderna e que traz agilidade, precisão e redução de gastos é o portal. Imagine a facilidade de trabalhar desta forma: o seu cliente acessa o portal de forma on-line e consegue identificar cada tipo de exame necessário para cada um de seus colaboradores, já visualizando o prazo limite para sua realização.

Desta forma, ele agenda com os seus colaboradores uma data e horário para a realização dentro do prazo necessário e, pelo próprio portal, pré-agenda as consultas. As solicitações caem para a sua equipe de atendimento da clínica, que aprova ou sugere novos horários de forma imediata, conforme disponibilidade da agenda dos profissionais de saúde: clínico geral, fonoaudióloga e demais envolvidos.

4. Facilite a comunicação dos exames ocupacionais alterados

Nem sempre os exames ocupacionais têm um resultado satisfatório. Quando isso acontece, o médico não pode emitir o ASO como apto. Nesta situação, ele encaminha o paciente para um especialista e, somente após a avaliação e novo resultado é que o médico definirá se a pessoa está apta ou inapta àquela função.

Esse trâmite entre a clínica e um especialista de fora, ou mesmo um laboratório, pode parecer simples à primeira impressão. Porém, muitas vezes esta comunicação é perdida, demorada e, frequentemente, não recebe a atenção necessária para que a devolutiva retorne a tempo da emissão do ASO no prazo.

Para esta situação é importante ter um processo definido para que aja o gerenciamento e o retorno rápido. Muitas vezes a clínica trabalha com mais de um fornecedor e o processo deve ser o mesmo para todos.

Utilizar uma solução de saúde ocupacional, que possua um Portal também pode ser uma solução para o gerenciamento das informações. Além de utilizar este canal com os seus clientes, a sua clínica pode usar com seus terceiro a fim de facilitar a comunicação.

5. Agilize a entrega de documentos de exames ocupacionais

O Portal do Cliente pode ser uma boa opção também na hora do envio de documentos e exames aos seus clientes. Muitos portais permitem, inclusive, que a clínica e o cliente subam documentos e exames ocupacionais em tempo real, o que gera ainda mais rapidez no processo e permite ter um histórico da documentação enviada. Super prático não é mesmo?

Conte para a gente se a sua clínica de saúde ocupacional já utiliza processos e softwares para auxiliar no gerenciamento de exames! É sempre bom sabermos de práticas que auxiliem a deixar processos manuais de lado para ganhar mais produtividade.

E se você quer saber como pode aumentar ainda mais a produtividade da sua clínica, indicamos a leitura do nosso artigo: produtividade em Saúde Ocupacional – saiba quais processos podem ser automatizados.

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