Novos clientes costumam ser uma meta que toda organização deseja alcançar. Para isso, as clínicas de saúde ocupacional buscam, cada vez mais, ferramentas que as auxiliem nesta tarefa. Porém, a migração de dados na saúde ocupacional  é vista por muitos como um processo traumático!

Essa troca pode ser necessária em dois casos, quando a clínica deseja trocar o sistema que utiliza por outro, ou quando adquire um novo cliente e precisa transmitir os históricos da antiga clínica, para o seu software.

Muitas clínicas optam ainda por não cumprir a etapa de migração de dados, deixando de considerar o histórico e, até mesmo, refazendo todos os exames. O trabalho não é considerado uma obrigação, mas a não realização pode ser vista como um desincentivo às empresas que pensam em trocar de fornecedor. Dessa maneira, a atitude pode significar a perda de um novo contrato ou vários outros.

Por que investir na migração de dados na saúde ocupacional

Alguns fornecedores de softwares de saúde ocupacional vêm em apoio a esta necessidade e oferecem uma equipe que realiza a migração de dados na saúde ocupacional de um sistema para outro. Pensando nisso, abaixo listamos algumas das vantagens de optar por esses sistemas!

Equipe qualificada

Uma equipe formada por profissionais qualificados possui o know-how e a agilidade para efetuar a migração de dados na saúde ocupacional em tempo hábil e de forma segura. Eles podem atuar por meio de duas maneiras:

1 – Importar dados a partir de arquivos que são gerados no software do atual fornecedor, com as informações e formatos que serão previamente estabelecidos, ou;

2 – Realizar uma análise completa do banco de dados e extrair as informações necessárias para compor o novo sistema utilizado pela clínica.
A segunda forma ocorre quando a clínica utiliza um software que não possibilita gerar relatórios com dados e formatos necessários para importação. Nesse caso, o cliente precisará validar as informações extraídas por meio da conferência de planilhas eletrônicas. Somente após a verificação, a equipe realiza a implantação definitiva do sistema na clínica.

Se no seu caso for necessária a extração de informações do banco de dados, as informações buscadas serão estas: cadastro dos clientes, como Razão Social, CNPJ, endereço, CNAE, entre outros; dados dos funcionários e histórico dos exames de saúde ocupacional. A necessidade de outras informações a serem importadas varia de acordo com cada cliente, a partir de uma análise detalhada.

Crescimento de clínicas de saúde ocupacionalOtimização do tempo

Muitas vezes o coordenador administrativo ou o médico responsável pelo atendimento na clínica de saúde ocupacional não conhece as funcionalidades básicas do sistema e não tem condições de realizar a migração e parametrização de dados com autonomia. Com um software de saúde ocupacional que facilita a migração de dados e possui equipe qualificada, a clínica de saúde ocupacional ganha tempo, pois não precisa envolver sua equipe em um processo manual que realize a mudança.

Estima-se que, para realizar todo o trabalho de migração de dados, uma equipe com know-how de sistemas pode levar mais de 40 horas para finalizar todo o processo. O período pode variar de uma empresa para outra, considerando que cada caso possui suas particularidades. Uma clínica sem esse suporte compromete a rotina de sua equipe e certamente levará muito mais tempo para concluir o processo.

Controle adequado das agendas

No momento da transição de sistemas há grandes chances de uma clínica passar a trabalhar com dois softwares no mesmo local. Algumas optam por lançar os dados de tempos em tempos, separando-os, por exemplo, por empresa atendida. O processo pode levar meses! Mas é importante perguntar-se: durante o período, como farei o controle e organização das agendas?

 A organização de dois sistemas torna-se muito mais complexa e sujeita ao erro, por assemelhar-se a um processo manual. A clínica que utiliza mais de um sistema pode atrasar exames e, com isso, correr o risco de que o cliente seja multado. Por isso o processo de migração de dados na saúde ocupacional é tão importante para o cliente.

Menor custo operacional

Durante o processo de migração de dados na saúde ocupacional, indica-se que a clínica trabalhe, no máximo, durante um mês com os dois softwares. O período pode ser utilizado para realizar a comparação de dados e de resultados. Depois de parametrizado, o sistema passa a gerar exames, que também podem ser verificados. Além disso, ainda é possível calcular o faturamento e confirmar o valor a partir do sistema antigo. Assim, após validar as etapas, sua clínica de saúde ocupacional terá mais segurança de que as informações estarão corretas.

Embora a confirmação dos dados seja opcional para a clínica, deve-se lembrar que é considerada um retrabalho, o qual precisa ser suspenso o quanto antes. Isso porque há situações, como a geração do faturamento, em que o ideal é não trabalhar com dois sistemas diferentes. Também é necessário ressaltar que durante todo o período em que a clínica utilizar os dois sistemas, terá a mensalidade de cada software para efetuar o pagamento.

Assim, embora haja uma breve necessidade de manter os dois softwares em funcionamento, o custo operacional da clínica para mantê-los é considerado alto. Portanto, migrar os dados com rapidez e eficiência influencia diretamente nos gastos da empresa.

Segurança para si e para o cliente

A principal proposta da migração de dados é garantir que tanto o cliente quanto a clínica consigam trocar de um fornecedor para outro com segurança. A migração dos históricos não deve limitar essa possibilidade. Assim, a clínica que possui um fornecedor que realize a migração de dados com eficiência, de maneira correta e confiável, pode oferecer segurança ao novo cliente no processo de transição.

Para que isso aconteça, o primeiro passo cabe à clínica, que deve pesquisar com cuidado qual será o fornecedor ideal. Nesse sentido, não se deve apenas comparar preços, mas também verificar se  software foi desenvolvido em uma plataforma que permitirá a integração com outros softwares do cliente, e qual será o suporte oferecido pelo fornecedor que decidir contratar. Dessa maneira, a clínica conhece suas possibilidades e pode garantir a segurança do atendimento, o que também comprova sua credibilidade.

Gostou das nossas dicas? Comente com a gente como foi a experiência da sua clínica de saúde ocupacional com a migração de dados!

 

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