É verdade que o entra e sai de pessoas, o toque insistente do telefone e da campainha, e a circulação de um alto número de informações e documentos fazem parte da rotina de uma clínica de saúde ocupacional. E nesse ritmo, também é comum que as atividades se tornem mecanizadas e não se tenha controle sobre os indicadores de saúde ocupacional.

Sem a gestão necessária das atividades da equipe, este é um cenário que tem tudo para se transformar em um verdadeiro caos. Perda de eficiência, agilidade e desorganização podem transparecer aos seus clientes e levar sua clínica a perder faturamento.

Com certeza, um dos seus principais objetivos é outro: ver o crescimento da sua clínica de saúde ocupacional. E para enxergar seus erros e acertos, tudo precisa ser acompanhado e medido, não é mesmo? Descubra neste post os controles e indicadores de saúde ocupacional essenciais!

1. Controles de saúde ocupacional

Aqui, listamos as atividades do dia-a-dia que precisam de organização e atenção para que a entrega de serviços aos seus clientes seja o que eles realmente esperam:  ágeis e em conformidade com as normas legais.

 

1.1 Exames

Cada tipo de exame possui um período específico para a sua realização, que varia de acordo com a idade e/ou função do trabalhador. Para manter exames admissionais, demissionais, de troca de função, periódicos e de retorno ao trabalho em dia, é necessário controle das informações.

Analise a oferta e a demanda de um certo período, ou seja, a quantidade de profissionais disponíveis para a realização dos exames, a capacidade de atendimento de cada um deles e o número de trabalhadores para realizar cada um dos exames no período.

Esta análise pode apontar a incapacidade de atender a todos no prazo limite, apontando assim a necessidade de adiantar os exames. Lembre-se que os exames podem ser feitos com antecedência, mas nunca com atraso. É seu dever isentar os seus clientes das possíveis multas.

 

1.2 Informações dos clientes

A comunicação constante entre a clínica de saúde ocupacional e o departamento de Recursos Humanos é fundamental em diversos aspectos.

A emissão correta de documentos depende deste diálogo, já que informações antigas ou equivocadas podem causar a emissão de documentos não verídicos. Um exemplo seria a não comunicação de mudança de função, que impacta em erros no PPP e pode, até mesmo, alterar o PCMSO, impactando nos exames necessários e nos prazos a serem realizados.

Sendo assim, esse efeito cascata ficará ainda mais visível com a chegada do eSocial. Seguindo o exemplo da mudança de função, ela terá que ser informada ao eSocial e, em sincronia, o ASO terá que ser enviado dentro do prazo estabelecido. Atenda as normas e garanta que seus clientes permaneçam em conformidade com a legislação.

 

Ganhos financeiros na Saúde Ocupacional1.3 Cadastros financeiros

Se a sua clínica oferece a liberdade de o cliente optar por um plano que melhor se encaixa para a realidade dele, é possível que você tenha modalidades diferentes de contratos: por vida, por exame ou misto. A facilidade para o cliente, pode não ser a sua, quando se trata de organizar a planilha de pagamento de cada um deles.

Mesmo que a sua clínica de saúde ocupacional trabalhe com apenas um modelo de contrato, é necessário organização para deixar as cobranças em dia. Exames já faturados, à faturar, cobrados à parte, valores embutidos nos contratos ou avulsos. São situações diversas que se, não bem organizadas, podem gerar problemas financeiros para você e para seus clientes, tanto por cobrança indevida, fora do prazo ou, até mesmo, esquecimento de emissão de faturamento. Fique atento!

 

1.4 Tarefas e processos

Para uma melhor organização de tarefas e processos de todos da sua equipe, nada melhor do que utilizar um software de saúde ocupacional que possibilite o gerenciamento. Criar tarefas e designá-las para o profissional ou equipe responsável, com prazo para conclusão, é uma boa opção para garantir que atividades, além de não serem esquecidas, sejam realizadas dentro do prazo necessário.

O mesmo acontece para os processos – que nada mais são do que atividades mais complexas, que envolvem diversas etapas e pessoas para que se chegue a sua conclusão. Com um software para a gestão da saúde ocupacional, é possível identificar o status dos processos: quais foram iniciados, estão em andamento ou finalizados, tornando mais fácil o gerenciamento dos profissionais, de forma a aumentar a produtividade e a integridade da prestação de serviços.

Agora que você conheceu alguns dos controles que são essenciais, que tal conhecer os indicadores de saúde ocupacional? Vamos lá!

2. Indicadores de Saúde Ocupacional

Os indicadores de saúde ocupacional apontam situações que estão ou não indo bem em sua clínica. Então, ao medi-los mês a mês é possível visualizar tendências e, a partir daí, colocar ações em prática para corrigir o que está fora da curva. Listamos alguns indicadores importantes aqui. Acompanhe!

 

2.1 Horas improdutivas

Ao compreender quantas horas os profissionais da clínica não tiveram suas agendas preenchidas, é possível identificar períodos de baixa no atendimento.

Este é um dos indicadores de saúde ocupacional que permite organizar agendamentos de exames com mais antecedência, seguindo o fluxo de horários livres e possibilitando melhor encaixe das agendas entre os profissionais de especializações diferentes. Assim, o trabalhador pode ir uma única vez à clínica e realizar todos os exames na sequência, ganhando em tempo, e a clínica, em produtividade.

 

2.2 Eficiência da agenda

Outro indicador a ser considerado tem relação com a agenda dos profissionais. Contabilizar quantos exames agendados no período não foram realizados pode surpreender você – de forma negativa.

Assim, se a sua clínica de saúde ocupacional não cobra exames em que o cliente não compareceu e nem desmarcou, este indicador pode apontar a necessidade de aplicar esta medida. Muitas clínicas no mercado cobram por isso e o retorno financeiro pode ser interessante, além de disciplinar os clientes menos cuidadosos.

 

2.3 Sobrecarga ou ociosidade dos profissionais

Saber ao certo quantas horas cada profissional produz efetivamente, pode ajudar você a identificar profissionais ociosos ou sobrecarregados.

Com o levantamento do número de atendimentos por profissional, é possível remanejar as agendas de forma a maximizar a produtividade de cada um. Isso pode impactar, por exemplo, em um aumento do número de atendimentos, ou mesmo em um atendimento mais ágil.

De nada adianta a fonoaudióloga conseguir atender 10 trabalhadores por dia, se o médico clínico só consegue atender 8, por exemplo. A equipe de profissionais precisa de sincronia para alavancar a eficiência da sua clínica.

 

Caminho de Sucesso em SO2.4 Quantidade de vidas ativas X gastos com exames

Colocando na ponta do lápis o número de vidas – ou seja, o número de trabalhadores por empresa cliente – fica mais fácil negociar reajustes de contratos e descontos, até porque você entende melhor quais são os clientes que mais trazem retorno para a sua clínica.

A partir desta informação, analise o ponto de equilíbrio. Compare os gastos de exames com o número de colaboradores. Um cliente que possui alta rotatividade, certamente implicará em um maior número de exames admissionais e demissionais. Por isso, compare esse índice com outros clientes da sua base.

2.5 Horas gastas pela não automatização da convocação de exames

A convocação de exames é uma atividade periódica. Por isso, sem um processo definido, pode acabar se tornando uma atividade burocrática, que suga muitas horas de trabalho das atendentes.
Você sabe quantas horas são investidas diariamente e mensalmente com a convocação de exames? Se a resposta for negativa, é bom atentar para os números: você vai se surpreender como a automatização desta atividade vai otimizar o tempo de seus colaboradores! Como? Com o envio da lista de convocação por e-mail ou mesmo por meio do Portal do cliente, onde ele mesmo pode realizar o agendamento. Ainda, pode enviar um sms como lembrete dos exames, 2 dias antes da data marcada, para o cliente ou diretamente para os colaboradores!

 

2.6 Horas perdidas aguardando retorno do seu fornecedor de software

O ideal é que o fornecedor do seu software de saúde ocupacional tenha uma SLA estabelecida. A sigla, conhecida como Service Level Agreement ou acordo de nível de serviço, estabelece prazos e qualidade para a entrega.

Desta forma, quando você aciona o seu fornecedor solicitando ajuda para alguma atividade específica ou dúvida, ele tem um prazo para atende-lo e você deve cobrar o retorno dentro do período. Você já calculou quantas horas ficou com algum serviço parado, em função desta espera? Alguns documentos não podem esperar e sua emissão precisa ser imediata!

 

2.7 Satisfação do cliente

Outro indicador a considerar é a satisfação do cliente, Você tem um processo estruturado e atuante de pesquisa de satisfação com seus clientes? A pesquisa pode ser feita semestral ou anualmente e é uma ótima ferramenta para entender os pontos que a sua clínica de saúde ocupacional está acertando ou errando. Para colocá-la em ação é necessário estar disposto a não somente ouvir o seu cliente, mas a colocar em prática ações para a melhoria dos seus serviços. Mais do que captar novos clientes, é importante reter os clientes atuais, para o desenvolvimento e crescimento da sua clínica!

 

2.8 Tempo médio de análise do PPRA para automatização do PCMSO

Entre os indicadores de saúde ocupacional, podemos citar outro indicador relativo a horas que poderiam ser melhor utilizadas, caso a atividade fosse automatizada e não manual, é o tempo médio em que o médico investe na análise do PPRA para atualizar o PCMSO.

Anualmente o PPRA passa por uma revisão e, consequentemente, o PCMSO precisa passar também, já que este último documento é feito com base no anterior. Assim, ao automatizar este processo com um software de saúde ocupacional, o médico terá uma grande redução no tempo de análise página por página de cada um dos documentos.

Uma facilidade que impacta positivamente na redução de horas, se você levar em conta a quantidade de clientes que a sua clínica tem para a geração destes documentos.

 

2.9 Gasto médio com exames desnecesários

Há diversos tipos de faturamento: por vidas, por exames e misto. As clínicas de saúde ocupacional que não utilizam o modelo por exames, devem ficar atentas ao número de exames solicitados sem necessidade, seja por equívocos dos médicos ou por erros no PCMSO. Concluindo, ao colocar na ponta do lápis o volume de exames realizados sem a real necessidade, você pode ver diminuir a lucratividade da clínica.

E então, gostou de conhecer alguns controles e indicadores de saúde ocupacional que você pode colocar em prática? Comente aqui aqueles que você utiliza e acredita que trazem bons resultados para a sua clínica!

 

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