Discutida há anos e prestes a iniciar sua fase de testes, a implementação do eSocial nas empresas vem trazendo novos desafios ao mundo do trabalho. E isso inclui também as clínicas de saúde ocupacional, uma vez que as áreas de Medicina e Segurança do Trabalho são fundamentais dentro de uma empresa e envolvem uma série de informações que, com o eSocial, deverão estar à disposição dos órgãos oficiais e trarão mais transparência para sua empresa.

Ao envolver a legislação, os processos acabam se tornando mais complicados e nem sempre você consegue acompanhar tudo. Para isso, a gestão da sua clínica de saúde ocupacional poderá contar com um serviço que trará todas as informações e facilitará esse processo de adequação.

Preparamos um artigo para que você entenda o que é o eSocial, como ele será aplicado na prática da sua clínica de saúde ocupacional, além de entender um pouco mais sobre os eventos que estarão relacionados.

O que é o eSocial?

eSocial é a sigla de Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. É um projeto do Governo Federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Um dos seus objetivos é racionalizar e uniformizar as obrigações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras obrigações previdenciárias e fiscais.

Trata-se, então, de uma obrigatoriedade legal. De acordo com uma publicação de maio deste ano do Diário Oficial da União, empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 serão obrigados a adotar o eSocial a partir de 1º de janeiro de 2018. Para os demais empregadores e contribuintes, o prazo estabelecido pelo governo é 1º de julho de 2018. Para informações referentes à Saúde e Segurança do Trabalho, a obrigatoriedade de adequação ocorre seis meses depois, a partir de 1º de janeiro de 2019.

Deve se levar em conta também que o Governo Federal já adiou diversas vezes a implementação do sistema, mas desta vez não há previsão. Por isso, a recomendação é que as empresas busquem o quanto antes a adequação.

eSocial na Saúde e SegurançaO que significa na prática

Na prática, o eSocial vai permitir o real cumprimento da legislação no Brasil, ou seja, exigirá que todos os eventos relacionados com a folha de pagamento, desde a admissão do funcionário até a sua demissão, sejam notificados nos prazos legais e pelo sistema eletrônico.

Será o fim de registros retroativos e os acertos posteriores, salvo exceções previstas na norma que visam dar maior flexibilidade às operações, como o acerto de ponto de equipes externas, por exemplo.

Exigência de informações

Com o eSocial, a exigência de informações sobre a exposição aos riscos ambientais e o monitoramento da saúde do funcionário irão aumentar significativamente – exigindo que a clínica e a empresa estejam em total sintonia e trabalhando em prazos reduzidos. Isso porque com o eSocial a empresa passa a transmitir informações na medida em que ocorrem ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e não mais mensal ou anualmente, referentes às mais diversas áreas da empresa, sendo que algumas delas podem ser gerenciadas pelo RH da organização e outras pela clínica de saúde ocupacional.

Por exemplo: se o RH admitir um determinado funcionário, ao comunicar a admissão para o eSocial, deverá enviar também o evento referente ao Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) alinhado com os detalhes da admissão. O mesmo ocorrerá nas mudanças de função, retorno ao trabalho, exames periódicos, entre outros.

A sincronia dessas informações é necessária porque parte dos eventos são gerados pelo RH e parte pela clínica, tornando o processo mais delicado e necessitando de um software capacitado para a necessidade.

Eventos relacionados

O impacto do eSocial nas clínicas de saúde ocupacional serão relacionados ao fornecimento de arquivos referentes a estes três eventos:

– S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho: evento utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de Ambientes de Trabalho do empregador. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação do evento de Condições Ambientais do Trabalho. Devem ser informados na tabela apenas os ambientes de trabalho que possuem exposição aos fatores de risco constantes na tabela 21 – Tabela de Fatores de Riscos Ambientais.

– S-2220 – Monitoramento da Saúde do Colaborador: trata-se de um comprovante do Exame Clínico Ocupacional que deverá ser realizado em exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Em todos os tipos de Exame Ocupacional será obrigatório o registro dos respectivos individualmente por meio do evento no eSocial.

– S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco: empresas que possuírem trabalhadores expostos a fatores de risco devem informar essa condição ao eSocial, assim como comunicar quando houver a mudança de colaboradores para ambientes com exposição a fatores de risco, bem como o encerramento do exercício das atividades do trabalhador nestes locais. Nesses casos, também é necessário informar todos os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletiva (EPC) que a empresa fornece aos trabalhadores com o objetivo de reduzir o efeito dos riscos nocivos à sua saúde. O prazo para comunicação destas condições é até o dia 7 do mês seguinte ao da ocorrência ou antes do envio dos eventos de remuneração dos trabalhadores.

Disponibilidade de informações

A comunicação e a integração dos arquivos para o eSocial ainda não estão totalmente definidos, porém o ambiente de testes da solução já se iniciaram em 2017

Entretanto, a tendência é que os softwares de gestão de saúde ocupacional façam a geração dos arquivos pertinentes no layout do eSocial onde o cliente vai importar estes para o sistema que centralizará as comunicações com o eSocial para garantir o sincronismo dos eventos e o melhor funcionamento das ferramentas.

Considerações

A implementação do eSocial promete trazer uma série de benefícios para as organizações. Entretanto, devemos reconhecer que a novidade traz novos desafios e requer atualização e conhecimento para cumprir com a demanda.

Uma solução tecnológica especializada, que conhece a rotina e as exigências das áreas de Medicina e Segurança do Trabalho oferece integração com o eSocial, acompanha a legislação e é capaz de tornar todo esse processo de adequação muito mais eficiente. Isso facilitará a gestão da sua clínica de saúde ocupacional por meio da integração com as demais áreas e reduzindo, consideravelmente, o risco de envio de informações erradas ao governo.

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